Deadline – Batas Waktu Tugas yang Seram, tetapi Diperlukan
Deadline tugas atau hutang biasanya suka bikin orang ketar-ketir, apalagi kalau jaraknya semakin mendekat. Tidak heran, ada istilah deadliner, seseorang yang hobinya mengerjakan tugas di dekat-dekat deadline.
Loh, memangnya deadline seseram itu kah? Memangnya apa itu deadline? Mengapa perlu ada hal tersebut?
Apa Itu Deadline?
Dikutip dari Oxford Language, deadline adalah batas waktu selesainya suatu pekerjaan. Jadi, tidak boleh ada pekerjaan yang tidak selesai ketika batas tersebut telah terlewati.
Dari segi sejarah, deadline adalah garis yang dibuat di sekitar penjara untuk memberikan batasan. Narapidana yang melewati garis batasan tersebut dapat ditembak.
Perbedaan Deadline dan Dateline
Mungkin terkadang ada yang mengartikan bahwa deadline dan dateline itu sama, padahal berbeda.
Deadline adalah batas waktu di mana pekerjaan harus selesai, sementara dateline merujuk pada baris surat kabar yang menyebutkan tanggal terbit dan penerbitnya.
Mengapa Perlu Ada Deadline?
a. Menimbulkan Urgensi
Jika tidak ada deadline, tidak ada urgensi yang terasa pada pekerjaan, sehingga kita bisa saja menunda atau kehilangan motivasi.
Dengan adanya deadline, terdapat urgensi untuk menyelesaikan suatu tugas.
Dalam matriks Eisenhower, jika tugasnya telah mendekati deadline, maka termasuk di kuadran penting dan urgent, sementara jika masih jauh dari deadline, termasuk kuadran tidak penting, tetapi urgent.
b. Membuat Timeline yang Jelas dalam Mencapai Tujuan
Baik itu untuk tujuan jangka pendek, menengah, atau pun panjang. Dalam perencanaan, membuat timeline bisa jadi salah satu cara terbaik. Di timeline tersebut harus jelas tugas yang dikerjakan dan kapan deadline-nya.
Deadline yang jelas akan memudahkan kita untuk memproyeksikan kapan kira-kira target akan tercapai dan timeline pekerjaan menjadi lebih jelas.
c. Melatih Disiplin dan Manajemen Waktu
Cara melatih disiplin/manajemen waktu yang bagus adalah dengan mengadakan deadline dalam pengerjaan tugas. Baik itu dari atasan atau pun tugas pribadi.
Pekerjaan A harus selesai dua hari kemudian. Nah, disiplin waktu dan kerja efektif diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
d. Mencegah Sifat Perfeksionis
Karena ada deadline tugas, kita bisa mencegah sifat perfeksionis.
Jika tidak ada batasan waktu, pasti kita akan terus menyunting agar karya/tugas kita sangatlah sempurna. Padahal, sebenarnya mustahil membuat tugas yang sempurna sendirian.
e. Meningkatkan Kreativitas
Kalau kata orang-orang, bahasanya the power of kepepet. Semakin kepepet, akan semakin kreatif seseorang dalam menciptakan sebuah ide.
Deadline yang ketat akan memaksa orang untuk berpikir kreatif dan mencari solusi tercepat untuk menyelesaikan suatu masalah.
Meski demikian, ada efek samping bernama stres jika tekanannya terlalu tinggi.
f. Mengatur Prioritas
Meski ada matriks Eisenhower untuk mengatur prioritas, salah satu elemen yang harus diperhatikan adalah deadline.
Semakin dekat pekerjaan dengan deadline, maka akan semakin urgent, tetapi belum tentu penting.
Kalau penting dan urgent, maka tugasnya harus segera dilakukan.
g. Kepercayaan Diri Naik
Ketika terbiasa bekerja dengan deadline, bahkan semua pekerjaan selesai dengan tepat waktu + berkualitas tinggi, tidak heran kalau kepercayaan diri akan naik.
Bahkan, jika ini kerja tim, satu morale tim akan naik juga, sehingga produktivitas secara grup akan meningkat.
Manfaat Menyelesaikan Tugas sebelum Deadline
Pada intinya, manfaat menyelesaikan tugas sebelum deadline adalah:
- Batin jadi lebih tenang
- Melatih disiplin waktu dan profesionalitas
- Terbiasa bekerja dalam tekanan
- Punya waktu untuk review atau penyuntingan
- Mengenal kapasitas diri/tim lebih lanjut
Bagaimana Cara Menentukan Deadline?
Jika kamu seorang manajer/atasan yang memberikan tugas ke bawahan atau punya target pribadi, berikut cara menentukan deadline:
a. Gunakan Prinsip SMART
Prinsip SMART (spesifik, dapat diukur, dapat dicapai, relevan, dan dapat diukur dengan waktu) bisa membantu dalam menentukan deadline.
Deadline tugas harus memenuhi prinsip tersebut. Jika tidak, maka bawahanmu berpotensi untuk burnout.
b. Ada Reward dan Punishment yang Jelas
Jika kamu seorang atasan, tidak ada salahnya untuk memberi reward ke bawahan yang bekerja sesuai dengan deadline, tetapi khusus punishment, harus mengacu ke peraturan perusahaan dan negara.
Untuk diri sendiri, self reward dan punishment bisa ditentukan untuk menantang diri sendiri dengan deadline. Semakin tinggi reward, deadline juga makin ketat.
c. Realistis
Buatlah deadline yang realistis, sesuai dengan kapasitas tim. Jika berlebihan, mereka akan “meledak”.
d. Tidak Perlu Takut
Ketakutan kerja lebih dari deadline dapat menyebabkan keterlambatan dalam pekerjaan. Jadi, jangan terdistraksi karena ketakutan tersebut. Lagipula, ketakutan menghambat produktivitas dan menurunkan kualitas kerja.
e. Jangan Ada Terlalu Banyak Deadline
Ada satu deadline saja sudah stres, bagaimana kalau ada dua bahkan lebih? Semakin sedikit, maka kita akan semakin fokus. Hal ini tentu saja membuat kualitas pekerjaan jauh lebih baik.
Bagaimana Cara Menghadapi Deadline?
Tidak perlu stres dan panik. Berikut tips menghadapi deadline:
- Cek ulang dan lacak apa saja pekerjaanmu, progresnya, dan deadline-nya
- Jangan datang ke lingkungan yang membuat rasa ingin menunda naik
- Prioritaskan pekerjaan yang urgent dan penting, terutama yang butuh tenaga atau waktu ekstra untuk menyelesaikannya
- Identifikasi buildingblocks, tantangan, atau kendala jika ada
- Jika kamu seorang atasan, fokus pada apa yang kamu bisa dan delegasikan pekerjaan ke bawahan
- Kalau tugasnya kerja kelompok/tim, jangan lupa untuk sering berkomunikasi, tetapi hindari meeting yang tidak perlu
- Adakan focus time di mana kamu tidak boleh diganggu sama sekali
- Berikan buffer dan reminder
- Jika pekerjaannya kompleks, pecah pekerjaan tersebut menjadi berbagai to do list dan sediakan deadline untuk pecahan tersebut
- Katakan tidak pada urusan yang tidak penting dan tidak urgent
Yuk Selesaikan Tugas sebelum Deadline!
Menyelesaikan tugas sebelum deadline itu banyak manfaatnya. Justru, kerugian kalau bekerja tidak sesuai dengan deadline alias punya disiplin waktu yang buruk hanya akan membawa kepada keruntuhan dalam hidup.
Meski deadline tugas itu bisa menimbulkan stres, sebenarnya kita masih memerlukannya agar kita bisa punya prioritas, tujuan, dan manajemen waktu yang jelas. Apalagi deadline dapat melatih diri kita, meningkatkan produktivitas, dan mencegah sifat perfeksionis.
Jadi, mari biasakan diri untuk menyelesaikan tugas sebelum deadline tiba!
Sumber:
https://www.indeed.com/career-advice/career-development/why-are-deadlines-important
https://filestage.io/blog/meeting-deadlines/
Author
