Matriks Eisenhower – Alat Sederhana untuk Menyusun Prioritas

Afti mengeluh karena manajemen waktunya sangat berantakan. Ia kerap kali tidak bisa mengatakan tidak kepada berbagai ajakan, sehingga banyak kegiatan lebih penting yang sebenarnya harus ia lakukan menjadi terbengkalai (tidak disiplin waktu). Padahal, masalah Afti ini bisa diselesaikan dengan alat bernama matriks eisenhower.

Wah, kedengarannya keren ya matriks eisenhower? Memangnya matriks itu seperti apa hingga bisa membantu manajemen waktu kita?

Apa Itu Matriks Eisenhower?

Matriks Eisenhower adalah alat bantu untuk menentukan prioritas yang akan dipakai dalam membuat suatu keputusan dengan metrik “urgency” dan “importance“.

Nama matriks ini diambil dari nama Presiden ke-34 Amerika Serikat, yaitu Dwight D. Eisenhower. Beliau memiliki quote terkenal dari seorang presiden universitas, yaitu:

I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent

Lalu, Stephen Covey, penulis buku The 7 Habits of Highly Effective People menggunakan quote dari Eisenhower tadi untuk mengembangkan suatu alat yang kita kenal sebagai matriks Eisenhower.

Empat Kuadran dalam Matriks Eisenhower

Dalam matriks Eisenhower terdapat empat kuadran, yaitu:

• Urgent dan penting
• Urgent, tetapi tidak penting
• Penting, tetapi tidak urgent
• Tidak penting dan tidak urgent

a. Urgent dan Penting

Di kuadran ini, tugas yang dikerjakan harus segera diselesaikan dan impact-nya sangat besar, sehingga penting untuk dilakukan.

Biasanya, tugas di kuadran ini membuat stres jika kita tidak segera mengerjakannya.

Apa yang harus dilakukan pada tugas di kuadran ini? Jawabannya adalah kerjakan sekarang juga!

Contoh dari tugas urgent dan penting: pekerjaan penulis lepas dengan tenggat waktu 23.59 WIB dan kalau selesainya telat, bisa dapat denda.

b. Urgent, tetapi Tidak Penting

Tugas di kuadran ini harus segera diselesaikan, tetapi dampaknya tidak ada secara jangka panjang.

Nah, bagaimana solusinya? Tentunya kita bisa mendelegasikan tugas di kuadran ini ke orang yang lebih kompeten atau butuh, seperti bawahan atau anggota keluarga/teman.

Contoh dari tugas urgent, tetapi tidak penting: menjawab telepon dari orang yang tidak dikenal.

c. Penting, tetapi Tidak Urgent

Di kuadran penting, tetapi tidak urgent, tugasnya sangat penting untuk masa depan kita, tetapi tidak harus diselesaikan sekarang juga.

Tugas di kuadran ini sebaiknya segera dijadwalkan agar justru tidak naik tingkat ke urgent dan penting karena terlalu lama menunda.

Contoh dari tugas penting, tetapi tidak urgent: tugas pendahuluan praktikum yang praktek di labnya masih minggu depan.

d. Tidak Penting dan Tidak Urgent

Wah wah, akhirnya kita sampai di kuadran terakhir.

Di kuadran tidak penting dan tidak urgent, jelas bahwa tugas/kegiatan di kuadran ini sebaiknya tidak usah dilakukan. Mengapa? Karena hanya membuang waktu dan tenaga kita saja. Lebih baik kerjakan hal yang penting dan urgent.

Bisa dibilang, tugas di kuadran ini merupakan suatu distraksi yang bisa menghambat kita dalam mencapai tujuan.

Contoh dari tugas tidak penting dan tidak urgent: nongkrong tidak jelas sampai tidak tidur.

Apa Perbedaan dari Penting dan Urgent?

Perbedaan dari penting dan urgent terletak pada efek tugas yang dilakukan dan kapan tugasnya harus dilakukan.

• Semakin besar efek tugasnya ke masa depan, maka semakin penting
• Semakin tugas harus dikerjakan sekarang juga, maka semakin urgent

Jadi, penting belum tentu urgent dan sebaliknya. Bahkan ada penting dan urgent serta tidak penting dan tidak urgent.

Bagaimana Cara Membedakan Tugas yang Penting dan Urgent?

Dari perbedaan antara penting dan urgent, sebenarnya bisa dibedah lebih dalam lagi.

Apa yang kamu anggap penting dan urgent, belum tentu anggapannya sama di mata orang lain.

Beberapa faktor yang menentukan seberapa penting dan urgent suatu tugas adalah:

• Tujuan hidup
• Pergaulan
• Kesempatan yang mungkin didapatkan
• Kesehatan

Untuk seorang blogger, menulis setiap hari (konsisten) bisa jadi adalah hal yang penting, tetapi hal itu jadi tidak penting, apalagi urgent untuk seorang sopir bus.

Jadi, tentukanlah mana yang penting dan urgent untuk dirimu sendiri. Pakailah tujuan jangka panjang sebagai acuan/basis penyusunan prioritas dan matrik Eisenhower.

Mengapa Kita perlu Matriks Eisenhower?

a. Mencatat Apa saja yang Kita Kerjakan

Sebelum mengelompokkannya ke empat kuadran, kita pastinya akan membuat daftar tugas terlebih dahulu dong.

Dengan membuat matriks Eisenhower, kita “dipaksa” mencatat seluruh tugas/kegiatan yang kita kerjakan.

b. Mengenali Diri Sendiri lebih Jauh

Setelah melihat catatan kegiatan/tugas yang kita catat, tentu kita bisa mengenali diri lebih jauh. Cerminannya adalah kegiatan/tugas yang dikerjakan.

Hal ini akan semakin terlihat jelas dari bagaimana pengelompokkan tugas/kegiatan di matriks Eisenhowernya.

c. Menyusun Prioritas Kegiatan

Matriks Eisenhower membantu kita untuk menyusun prioritas kegiatan.

Dengan aturan di bawah ini, prioritas jadi akan lebih mudah:

• Penting dan urgent: lakukan sekarang juga/segera
• Penting, tetapi dan tidak urgent: jadwalkan
• Urgent, tetapi tidak penting: delegasikan
• Tidak urgent dan tidak penting: tinggalkan

Fokus prioritas kegiatan tentunya adalah yang penting dan urgent.

d. Belajar Menolak Hal yang Tidak Penting dan Tidak Urgent

Apakah kamu termasuk orang yang sulit berkata tidak atau punya sifat “tidak enakan” terhadap orang lain?

Matriks Eisenhower bisa membantumu untuk belajar menolak hal yang tidak penting dan tidak urgent.

Contohnya, kamu diajak nonton film di bioskop, padahal besok ada ujian. Tentunya kamu harus berani menolaknya karena ujian itu penting dan efeknya menentukan kelulusan. Sementara itu, menonton film di bioskop bisa dilakukan setelah ujian.

Yuk mulai berani berkata tidak!

e. Manajemen Waktu yang lebih Baik

Dengan prioritas tugas yang jelas, kita bisa lebih mudah mengatur waktu.

Ditambah lagi, kalau terbiasa melakukan sesuatu, kita pastinya punya gambaran berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.

Ingin punya manajemen waktu yang lebih baik lagi? Matriks Eisenhower jawabannya!

f. Melatih Disiplin Waktu

Matriks Eisenhower dapat melatih disiplin waktu karena pembagian prioritas menjadi standar baku dari penyusunan jadwal yang dibuat.

Prioritas yang pasti akan membuat kita lebih disiplin dengan waktu yang telah kita jadikan komitmen.

Tips dalam Membuat Matriks Eisenhower

Beberapa tips ini bisa dipakai dalam membuat matriks Eisenhower:

• Jangan list terlalu banyak tugas. 5-10 tugas per kuadran cukup
• Memberi warna berbeda pada tiap kuadran
• Bedakan to do list personal dan profesional. Pisahkan kehidupan pribadi dan pekerjaan
• Hapus/eliminasi dulu sebelum menyusun prioritas

Bagaimana Cara Mengatur Prioritas pada Kuadran Penting dan Urgent?

Jika ada banyak tugas yang berada di kuadran penting dan urgent, maka prioritasnya adalah:

• Keselamatan nyawa
• Deadline tugas
• Efek jangka panjang

Contohnya, kalau anggota keluarga terlihat kehilangan fungsi vital tubuh, tentu saja membawanya ke UGD menjadi prioritas pertama dan tidak bisa diganggu gugat.

Justru tugas lain harus dipindah ke kuadran penting dan tidak urgent kalau kondisinya seperti itu.

Contoh Penerapan Matriks Eisenhower

Abdi adalah seorang pemain sepak bola profesional yang ingin menjadi pemain sepak bola terbaik di dunia suatu hari nanti.

Maka, matriks Eisenhowernya:

1. Penting dan urgent

• Menyelesaikan program latihan dari pelatih yang diberikan untuk hari ini
• Menonton pertandingan level profesional yang sedang berlangsung

2. Penting, tetapi tidak urgent

• Berdiskusi dengan teman setim soal latihan sebelumnya
• Berkonsultasi dengan psikolog untuk persiapan mental demi pertandingan berikutnya

3. Tidak penting, tetapi urgent

• Teman-teman sekolahnya dulu ingin mengajak makan bareng secara mendadak dan dapat memengaruhi gizinya
• Telepon dari pihak klub lain yang tertarik dengannya, tetapi Abdi tidak ingin pergi

4. Tidak penting dan tidak urgent

• Merokok di tempat umum
• Begadang
• Mengerjakan pekerjaan freelance saat di waktu kerja pekerjaan full time (kalau bekerja full time dan freelance sekaligus)

Terlihat bukan mana yang penting dan urgent, serta yang tidak? Untuk atlet, gaya hidup buruk harus ditinggalkan karena merupakan distraksi yang buruk serta bisa menghancurkan karirnya.

Yuk Gunakan Matriks Eisenhower demi Kehidupan yang lebih Baik!

Matriks Eisenhower adalah alat sederhana yang canggih, terutama untuk yang suka keteteran dan mau punya manajemen waktu yang baik. Jadi, sangat disayangkan jika alat simpel ini tidak digunakan. Anak sekolah, bahkan direktur/pemilik perusahaan bisa memakai matriks Eisenhower untuk membantu mereka. Ingat bahwa setiap orang itu diberikan waktu 24 jam/hari, tidak peduli apa pun pekerjaan, kesibukan, status sosial, dan hartanya.

Yuk kita mulai belajar menyusun prioritas dan manajemen waktu dengan bantuan matriks Eisenhower!

Sumber:

https://asana.com/resources/eisenhower-matrix

https://slab.com/blog/eisenhower-matrix/#:~:text=The%20Eisenhower%20Matrix%20is%20a,you%20should%20delegate%20or%20delete.

Author