Cara Memberikan Akses Google Docs ke Orang Lain

Google docs adalah dokumen yang lumrah dipakai untuk kolaborasi, misalnya antara SEO specialist dengan writer atau editornya. Bisa juga antara tim marketing yang menyebarkan BRD (business required document) ke tim produk. Untuk bisa berkolaborasi di sana, perlu diketahui cara memberikan akses Google docs ke pihak terkait.

Bagaimana caranya?

Langkah Memberikan Akses Google Docs Ke Orang Lain

1. Akses Google docs

2. Klik tombol bagikan (simbol bola dunia)

3. Tentukan kepada siapa kamu ingin memberikan akses. Jika orang tertentu, maka tambahkan e-mail dari orangnya. Jika semua orang, ada pilihan, yaitu siapa saja yang memilki link atau dibatasi agar mereka yang mau mengakses minta izin dulu ke dirimu

4. Tentukan peran dari orang yang punya akses, apakah sebagai pelihat, hanya bisa berkomentar, atau bahkan bisa sampai mengedit

5. Selesai

Mengapa Pemberian Akses ke Google Docs itu Penting?

Pemberian akses Google docs memungkinkan kolaborasi di tempat kerja yang lebih smooth. Selain itu, terdapat riwayat revisi di Google docs, sehingga mengurangi peluang terjadinya sabotase.

Jika ada hal-hal yang tidak diinginkan, semua tahu siapa yang harus dicurigai (yang punya akses).

Jadi, jangan sembarangan memberikan akses ke Google docs.

Bagaimana Cara Mengoptimalkan Pemberian Akses ke Google Docs?

a. Pahami Kebutuhan

Pertama, pahami dulu kebutuhan penggunaan Google docs. Apakah wajib diberikan ke banyak orang atau tertentu saja? Contoh paper penelitian, akses cukup ke penulis paper-nya saja.

Memahami kebutuhan juga bisa mengoptimumkan peran dari pengakses, sebagai pelihat, pengomentar, atau editor.

b. Hati-Hati ketika Memberikan Akses ke yang “Memiliki Link”

Karena akses yang memiliki link, berarti bisa jadi ada kejadian di mana link tersebut bocor ke tempat lain tanpa sengaja. Jadi, hati-hati ketika memutuskan untuk memberikan akses dengan tipe seperti ini. Pastikan pengaksesnya bisa menjaga rahasia.

Caranya Mudah, tapi Tanggung Jawabnya Berat

Cara memberikan akses ke Google docs itu mudah sekali, namun punya tanggung jawab berat di sana karena pemberian akses haruslah dengan tanggung jawab dan amanah. Kesalahan dalam memberikan akses dapat menimbulkan konsekuensi yang tidak diinginkan.

Jadi, yuk berikan akses Google docs dengan bijak!

Author